Auftragsverarbeitung

Fassung 3, Stand 12. Oktober 2026. Dieser Vertrag ist Bestandteil des Nutzungsvertrags und regelt, wie Regelt personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet. Der Kunde nimmt ihn in der Console an; die Annahme wird im Protokoll des Kunden festgehalten.

Neu in Fassung 3: Anlage 2 nennt für jeden Anbieter, den Regelt über den eigenen Zugang einsetzt, dieselben Angaben: wofür, welche Daten, wo verarbeitet wird, auf welcher Grundlage, mit welchem Vertrag und ob der Anbieter mit den Daten trainieren darf. Ziffer 6 sagt, wann ein Anbieter läuft, der mit Eingaben trainieren darf: nur auf ausdrückliche Wahl im Auftrag, nur, solange der Kunde solche Anbieter zulässt, und in der Vorgabe erst nach einer Freigabe, die der Kunde für künftige Aufträge selbst abstellen kann.

1. Wer hier wer ist

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Kunde. Auftragsverarbeiter ist Conrad Lenz, Blissestraße 58, 10713 Berlin, handelnd unter Regelt AI, im Folgenden „Regelt". Überträgt Regelt den Nutzungsvertrag nach dessen Ziffer 9 auf eine Gesellschaft, geht dieser Vertrag mit über.

2. Gegenstand und Dauer

Regelt betreibt für den Kunden die Console, die Schnittstelle zu seinen AI-Tools und die angebundenen Bausteine. Dabei verarbeitet Regelt personenbezogene Daten, die in Anlage 1 beschrieben sind. Der Vertrag gilt so lange wie der Nutzungsvertrag und darüber hinaus, bis alle Daten des Kunden gelöscht oder zurückgegeben sind.

3. Weisungen

Regelt verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Weisungen sind der Nutzungsvertrag, dieser Vertrag und alles, was der Kunde in der Console einstellt: die Regeln seines Betriebs, die Zugänge mit ihren Rollen, die angebundenen Bausteine und jede einzelne Freigabe. Diese Einstellungen sind im Protokoll des Kunden festgehalten und damit dokumentiert. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform.

Hält Regelt eine Weisung für rechtswidrig, weist Regelt den Kunden darauf hin und darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert.

4. Vertraulichkeit

Alle Personen, die für Regelt Zugang zu Daten des Kunden haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff der Betreuung auf die Console eines Kunden läuft über einen eigenen Zugang mit der Rolle Betreuer, und jede Änderung, die die Betreuung vornimmt, steht im Protokoll des Kunden. Freigaben des Kunden entscheidet die Betreuung nie.

5. Sicherheit

Regelt trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen aus Anlage 3 und entwickelt sie weiter. Ersetzt Regelt eine Maßnahme, bleibt das Schutzniveau mindestens gleich.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde stimmt den Unterauftragsverarbeitern in Anlage 2 zu. Will Regelt einen weiteren einsetzen oder einen ersetzen, teilt Regelt das dem Kunden mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann jede Seite den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Mit jedem Unterauftragsverarbeiter schließt Regelt einen Vertrag, der ihn mindestens so bindet wie dieser Vertrag Regelt. Anbieter, mit denen ein solcher Vertrag nicht zu bekommen ist, führt Anlage 2 getrennt: Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter und laufen nur unter den Bedingungen des folgenden Absatzes.

Anlage 2 nennt je Anbieter, ob er Eingaben und Ergebnisse nutzen darf, um seine Modelle zu trainieren. Einen Anbieter, der das darf, ruft Regelt über den eigenen Zugang nur auf, wenn der Auftrag ihn ausdrücklich wählt, nie von selbst und nie als Ersatz für einen anderen, und nur, solange der Kunde solche Anbieter zulässt. Hat ein Baustein nur diesen einen Anbieter, etwa Sprache, gilt der Auftrag an den Baustein als diese Wahl. In der Vorgabe braucht ein solcher Auftrag zusätzlich eine Freigabe durch den Kunden; der Kunde kann sie für künftige Aufträge selbst abstellen und jederzeit wieder einschalten, die Betreuung kann sie nicht abstellen. Für das Zulassen gibt es in der Console an den Bausteinen einen Schalter: „Anbieter zulassen, die mit Eingaben trainieren dürfen“. Er ist als Vorgabeeingeschaltet. Ausschalten kann ihn, wer das Konto des Kunden verwaltet, und die Betreuung; einschalten nur, wer das Konto des Kunden mit eigenem Zugang verwaltet, nie die Betreuung. Beides steht im Protokoll des Kunden. Ist er ausgeschaltet, ruft Regelt über den eigenen Zugang nur Anbieter auf, die nach Anlage 2 nicht trainieren; ein Auftrag, der vorher bei einem solchen Anbieter gestartet wurde, wird dort noch abgeholt, ohne dass dabei neue Inhalte hinausgehen. Das Ergebnis eines Auftrags bei einem Anbieter, der trainieren darf, sagt es in einem festen Satz, und der Satz steht im Protokoll.

Entscheidend ist, wessen Zugang läuft. Nutzt der Kunde einen Baustein über den Zugang von Regelt, in der Console „Unser Zugang“, ruft Regelt den Anbieter mit dem eigenen Schlüssel auf und rechnet über das Kontingent ab. Dieser Anbieter ist Unterauftragsverarbeiter von Regelt und steht in Anlage 2. Der Kunde braucht mit ihm keinen eigenen Vertrag. Dasselbe gilt für das Sprachmodell, mit dem Regelt Routinen und KI-Kollegen für den Kunden ausführt.

Keine Unterauftragsverarbeiter von Regelt sind die Anbieter, mit denen der Kunde selbst Verträge hat: der Anbieter seiner AI-Tools, etwa OpenAI oder Anthropic, der Anbieter seiner Quellen, etwa Google, und jeder Anbieter, den der Kunde mit eigenem Schlüssel oder eigenem Konto anbindet. Regelt steuert, was diese Tools im Namen des Kunden tun, verarbeitet aber nicht in deren Auftrag. Der Kunde stellt sicher, dass seine Verträge mit diesen Anbietern die Verarbeitung erlauben. Die Console zeigt beim Anbinden, mit wem ein solcher Vertrag nötig ist, und führt die Liste im Konto.

Auf Google Workspace und Microsoft 365 greift Regelt mit einem Dienstkonto oder einer App von Regelt zu, die der Kunde in seinem eigenen Konto freigibt und dort jederzeit entziehen kann. Auf Google Ads greift Regelt mit einem Dienstkonto von Regelt zu, das der Kunde in sein Werbekonto einlädt und dort jederzeit entfernen kann; die Aufrufe laufen dabei über den Developer-Token von Regelt. Die Daten bleiben beim Anbieter des Kunden; dieser wird dadurch nicht Unterauftragsverarbeiter von Regelt.

Liegt ein Unterauftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums, übermittelt Regelt nur auf einer Grundlage nach Kapitel V DSGVO, in der Regel den EU-Standardvertragsklauseln. Anlage 2 nennt den Ort und die Grundlage je Anbieter. Wo ein Anbieter eine Verarbeitung in der EU anbietet, ruft Regelt sie auf. Weicht ein einzelner Auftrag davon ab, weil es das Modell dort gerade nicht gibt, steht das im Ergebnis des Auftrags und im Protokoll des Kunden. Stellt Regelt den Zugang zu einem Anbieter für alle Kunden auf eine Region außerhalb der EU um, nach Anlage 2 ist das bei OpenAI möglich, teilt Regelt das dem Kunden wie den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters mindestens vier Wochen vorher in Textform mit; die Umstellung steht im Protokoll des Kunden.

7. Rechte der Betroffenen

Regelt unterstützt den Kunden dabei, Anfragen von Betroffenen zu beantworten. Protokoll und Zugänge exportiert der Kunde selbst aus der Console, das Protokoll auch gefiltert nach einem Zugang. Inhalte, die zu einer Freigabe gespeichert wurden, löscht er dort selbst. Alles Weitere, etwa Nachrichten eines Postfachs, Kommentare auf einem Board oder Aufgaben, sucht und löscht Regelt auf Weisung des Kunden. Einträge des Protokolls selbst werden nicht gelöscht, weil sie der Nachweis des Kunden sind; sie enthalten Zeitpunkt, Zugang und einen kurzen Satz zur Aktion. Wendet sich eine betroffene Person direkt an Regelt, leitet Regelt die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter.

8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Stellt Regelt eine Verletzung fest, die Daten des Kunden betrifft, meldet Regelt sie dem Kunden ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben, die der Kunde für seine Meldung nach Art. 33 DSGVO braucht. Regelt unterstützt den Kunden bei der Aufklärung und bei der Begrenzung der Folgen.

9. Unterstützung, Nachweise, Kontrolle

Regelt unterstützt den Kunden bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen von Aufsichtsbehörden, soweit es die Verarbeitung durch Regelt betrifft. Als Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags dienen zuerst das Protokoll des Kunden, das jede Verarbeitung lückenlos zeigt, und die Beschreibung der Maßnahmen in Anlage 3. Darüber hinaus beantwortet Regelt einmal im Jahr einen Fragebogen des Kunden. Eine Prüfung vor Ort ist nach Ankündigung von vier Wochen während der üblichen Geschäftszeiten möglich, sofern ein konkreter Anlass besteht.

10. Löschung und Rückgabe

Regeln, Rollen, Zugänge, Wissen, Routinen, Freigaben, Aufgaben und das Protokoll kann der Kunde jederzeit selbst als Export in einem offenen Format laden. Nach Ende des Nutzungsvertrags stellt Regelt auf Wunsch zusätzlich die übrigen Inhalte bereit, also Dateien, Entwürfe, Boards und Nachrichten. Regelt löscht die Daten des Kunden spätestens 30 Tage nach Vertragsende, sofern der Kunde nicht vorher die sofortige Löschung verlangt: die Datenbank des Kunden, seine Dateien auf dem Server und seine veröffentlichten Boards. Sicherungen laufen innerhalb von weiteren 30 Tagen aus. Regelt bestätigt die Löschung auf Anfrage in Textform.

11. Schluss

Änderungen brauchen die Textform. Es gilt deutsches Recht. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Nutzungsvertrag geht dieser Vertrag vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.

Anlage 1: Beschreibung der Verarbeitung

Zweck

Steuerung und Nachweis dessen, was AI-Tools im Namen des Kunden tun: Prüfen von Aktionen gegen die Regeln des Kunden, Einholen von Freigaben, Ausführen freigegebener Aktionen in den Quellen des Kunden, Protokollieren jeder Entscheidung. Dazu, soweit der Kunde es nutzt: Ausführen von Routinen und Aufträgen an KI-Kollegen mit einem Sprachmodell, Erzeugen von Bildern, Videos und Sprache, Mitschrift von Aufnahmen, Bereitstellen von Boards und Dateien.

Art der Verarbeitung

Speichern, Lesen, Prüfen, Übermitteln an die Quellen des Kunden, Übermitteln an die Unterauftragsverarbeiter aus Anlage 2, Versand von Benachrichtigungen per E-Mail, Löschen.

Kategorien betroffener Personen

• Mitarbeitende und Beauftragte des Kunden, die einen Zugang haben oder Freigaben entscheiden
• Kunden, Lieferanten und sonstige Kontakte des Kunden, soweit sie in Mails, Terminen, Angeboten oder anderen Inhalten vorkommen, die eine AI im Namen des Kunden bearbeitet
• Personen, die dem Kunden schreiben: an ein Postfach oder eine WhatsApp-Nummer eines KI-Kollegen, in einem angebundenen Slack-Kanal oder über ein Formular auf seiner Website
• Gäste auf Boards des Kunden: wer ein Board öffnet, kommentiert, abnimmt oder Benachrichtigungen dazu bestellt
• Personen, deren Stimme in einer Aufnahme vorkommt, die der Kunde mitschreiben lässt

Kategorien von Daten

• Zugänge: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Tool, Status, Profilbild, Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse und Browser der Sitzung, Geräte für Benachrichtigungen
• Regeln und Freigaben: Wortlaut, Zeitpunkt, entscheidende Person, Anmerkungen
• Protokoll: Zeitpunkt, Zugang, Rolle, Quelle, Aktion, ein kurzer Satz zur Aktion, der Namen oder Adressen enthalten kann, abgeleitete Merkmale wie Empfängerdomain oder Anzahl, Entscheidung, Prüfsumme
• Inhalte zu Freigaben: der Inhalt der Aktion, die zur Entscheidung vorlag, etwa Empfänger, Betreff und Text einer Mail
• Zugangsdaten zu Bausteinen: verschlüsselt gespeichert
• Wissen des Betriebs: Merkblätter, hochgeladene Dateien, Stammdaten, mit allen Fassungen
• Arbeit in Regelt: Aufgaben mit Notizen und angehängten Dateien, Anfragen an die Betreuung, Angebote, Berichte, Entwürfe und Boards mit Bildern und Videos
• Nachrichten an KI-Kollegen: Absender, Name, Telefonnummer oder Adresse, Betreff und Text, ein- und ausgehend
• Gäste auf Boards: E-Mail-Adresse oder Name, Kommentare, Abnahmen, Zahl der Besuche je Tag, bei der Auslieferung die IP-Adresse
• Einsendungen aus Formularen der Website des Kunden
• Läufe von Routinen: Schritte, Zusammenfassung, Kosten
• Inhalte, die an ein Modell gehen: der Auftrag einer Routine oder an einen KI-Kollegen mit dem Kontext des Betriebs und dem, was dabei aus den Quellen gelesen wird; Beschreibungen, Eingangsbilder und Videos beim Erzeugen; Texte zum Vorlesen und Aufnahmen zur Mitschrift, darin auch Stimmen

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO verarbeitet Regelt nur, wenn sie in Inhalten des Kunden vorkommen. Der Kunde stellt durch seine Regeln sicher, dass solche Inhalte nur dort landen, wo er es will.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter und weitere Anbieter

Für jeden Anbieter dieselben Angaben in derselben Reihenfolge. Stand der Liste: 12. Oktober 2026.

Immer

Nur, soweit der Kunde die Funktion nutzt

Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag

Die Console zeigt die Liste im Konto unter Verträge mit dem Stand, den Regelt dort führt, dazu den Tag, seit dem ein Vertrag vorliegt. Weicht dieser Stand von dieser Anlage ab, etwa weil das Training bei einem Anbieter nicht mehr als abgeschaltet geführt wird, gilt für den einzelnen Auftrag der Stand in der Console: Er steht im Protokoll des Kunden, und Regelt zieht diese Anlage nach. Ob ein Baustein über unseren Zugang läuft, steht am Baustein.

Benachrichtigungen auf Geräte von Mitarbeitenden des Kunden laufen über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers (Google, Mozilla, Apple oder Microsoft). Titel und Text sind dabei so verschlüsselt, dass nur das Gerät sie lesen kann.

Anlage 3: Technische und organisatorische Maßnahmen

Trennung

Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank und eigene Ordner für Dateien. Jede Anfrage eines Kunden ist an genau diesen Kunden gebunden. Gemeinsam verwaltet werden nur die Anmeldung (Personen, Sitzungen, Gäste von Boards) und der Speicher für veröffentlichte Boards, dort getrennt je Kunde. Über Kundengrenzen hinweg arbeitet nur die Betreuung.

Zugang

Anmeldung an der Console nur mit einem einmaligen Link an eine eingeladene E-Mail-Adresse, kein Passwort. Sitzungen enden 30 Tage nach der letzten Nutzung. AI-Tools verbinden sich über OAuth: Zugriffstoken gelten eine Stunde, das Token zum Erneuern 90 Tage und wechselt bei jeder Nutzung. Eigene Rechner des Kunden verbinden sich mit einem dauerhaften Schlüssel. Von Token und Schlüsseln speichert Regelt nur Prüfsummen. Unbekannte Adressen werden still abgewiesen, Anmeldeversuche sind gedrosselt.

Boards für Gäste des Kunden öffnen sich mit dem Passwort des Boards oder mit einem einmaligen Link an Adressen und Domains, die der Kunde für das Board eingetragen hat. Passwörter von Boards liegen nur als Prüfsumme vor.

Verschlüsselung

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Zugangsdaten zu Bausteinen liegen mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank; der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank auf dem Server und ist nicht Teil der Sicherung. Links zu Freigaben sind signiert und an eine einzelne Freigabe gebunden.

Integrität und Nachweis

Das Protokoll wird nur angehängt. Jeder Eintrag trägt eine Prüfsumme über Zeitpunkt, Zugang, Aktion und Entscheidung, die den vorherigen Eintrag einschließt; diese Angaben werden nie verändert. Nachgetragen werden kann nur, zu welchem Vorgang ein Eintrag gehört. Die Kette wird bei jedem Öffnen des Protokolls in der Console geprüft. Änderungen an Regeln, Rollen und Zugängen und das Anbinden oder Trennen eines Bausteins stehen in derselben Transaktion im Protokoll wie die Änderung selbst.

Grundregeln

Sechs Regeln gelten für jeden Kunden und lassen sich nicht abschalten. Eine Freigabe brauchen: Senden an unbekannte Empfänger, Löschen, Veröffentlichen, Einladungen an Externe, Senden, nachdem fremde Inhalte gelesen wurden, und der Aufruf von Adressen mit Daten darin, nachdem fremde Inhalte gelesen wurden. Verschärfen kann der Kunde selbst. Lockern geht nur über die Betreuung und steht im Protokoll des Kunden. Zwei Dinge stellt nur der Kunde selbst und nie die Betreuung: ob Anbieter laufen dürfen, die mit Eingaben trainieren, und ob ein Auftrag an einen solchen Anbieter eine Freigabe braucht (Ziffer 6).

Verfügbarkeit

Tägliche Sicherung aller Datenbanken und Dateien auf dem Server, Aufbewahrung 14 Tage, und als Kopie in einem getrennten Speicher bei Hetzner in Deutschland, Aufbewahrung 30 Tage. Server in Deutschland bei Hetzner. Betriebssystem und Abhängigkeiten werden laufend aktualisiert.

Was Regelt speichert und wie lange

Regelt speichert, was der Kunde in Regelt anlegt oder dorthin leiten lässt: Wissen und Dateien, Aufgaben, Entwürfe und Boards mit Kommentaren, Nachrichten an Postfächer und WhatsApp-Nummern von KI-Kollegen, Einsendungen aus Formularen und Läufe von Routinen. Von den übrigen Quellen des Kunden, etwa seinem Mail-Postfach, Kalender oder seiner Ablage, legt Regelt keine laufende Kopie an. Der Verlauf eines Modellaufrufs wird nicht gespeichert, nur seine Schritte und das Ergebnis. Erzeugte Bilder, Videos und Aufnahmen legt Regelt in der Ablage des Kunden ab.

• Offene Freigaben verfallen nach drei Tagen.
• Vorschauen erzeugter Bilder und Videos: 14 Tage.
• Ergebnisse zum Abholen, wenn keine Ablage angebunden ist: 30 Tage.
• Abgewiesene Mails an ein Postfach: 30 Tage.
• Details und Zusammenfassung eines Laufs, Einsendungen aus Formularen: 90 Tage.
• Zahl der Besuche auf einem Board: 400 Tage.
• Alles andere bleibt, bis der Kunde es löscht oder löschen lässt, sonst bis zum Vertragsende nach Ziffer 10.

Organisation

Zugriff auf den Server hat nur die Betreuung, über Schlüssel statt Passwörter. Änderungen am Code laufen über Tests und ein Versionssystem. Die Betreuung arbeitet in der Console eines Kunden unter eigenem Zugang, sichtbar im Protokoll des Kunden. Sieht sie die Console zur Probe aus der Sicht eines Zugangs des Kunden, stehen Beginn und Zugang im Protokoll.